Resurse si informatii utile

Schimbarile care te pot ajuta sa recuperezi 40% din timp in fiecare saptamana

acum 8 ani

Imagineaza-ti ca-ti petreci 2 zile pline, in fiecare saptamana, doar in meeting-uri. Am inteles. Deja faci acest lucru! Adauga informatia conform careia cei mai multi dintre lideri apreciaza mai mult de jumatate din aceste intalniri ca fiind ineficiente. Si vestile proaste continua: timpul petrecut de organizatii in meeting-uri colective a crescut constant si considerabil incepand din 2008 incoace. Aprofundand aceasta tema, se pare ca un manager petrece doar aproximativ 6,5 ore de munca reala intr-o saptamana de lucru. Suna ciudat, nu e asa? Ideea este ca, atunci cand liderii considera si trateaza timpul ca fiind o resursa pretioasa, ar putea sa castige pentru executivi si angajati, cam 40% din timpul neproductiv.

Iata ce schimbari ar trebui sa faci, pentru a imblanzi putin orarul intregii organizatii:

self-audit – analizeaza calendarul saptamanii precedente si aproximeaza cate ore ai petrecut in sala de conferinte. Cate intalniri nu ar fi trebuit sa fie programate? Cate dintre meeting-uri au fost ok, insa nu ti-au folosit la nimic? Cate dintre ele au fost convocate de tine? Discuta deschis cu echipa ta despre „cosmetizarea” calendarelor fiecaruia, pentru a castiga cea mai importanta resursa pentru companie: timp.
nu uita de „regula celor 7” – atunci cand vine vorba despre lista participantilor la o intalnire; mai multi nu inseamna mai mult. Peste un numar de 7 participanti, fiecare persoana adaugata unui meeting scade probabilitatea adoptarii unei decizii importante, cu aproximativ 10 procente.
foloseste-te de „aprobari” – restrictioneaza numarul celor care pot convoca un meeting. Conform statisticilor, pentru o companie mare, o intalnire de 90 de minute convocata de un midlevel manager si programata de un asistent costa aproximativ 15 milioane de dolari pe an, datorita timpului pierdut. Acel asistent a investit practic cei 15 milioane de dolari fara aprobarea nimanui. Decide ca meeting-urile care dureaza mai mult de 60 min sau la care se convoaca mai mult de 7 persoane sa fie aprobate de un superior. Aceasta simpla decizie poate salva multe ore de munca efectiva pentru companie.
practica o buna „igiena” a meeting-ului – pentru inceput, fii punctual! Daca fiecare intalnire de 1 ora incepe cu 5 minute mai tarziu, te poate costa 8% din timpul total alocat intalnirilor intr-un an. Apoi, interzice cumva telefoanele mobile in timpul meeting-urilor. Insista sa circule o agenda a intalnirii pe la toti participantii, inainte de inceperea ei. O agenda clara si concisa, poate „spune” oamenilor ce meeting pot amana sau chiar ignora. Ceea ce, le salveaza, bineinteles, timp.
creeaza un buget de timp – oamenii sunt uneori foarte atenti atunci cand consuma o resursa limitata, insa, de multe ori nu inteleg cat de pretioasa este pentru o companie resursa „timp„. Explica acest lucru in modul cel mai clar, prin setarea unui buget de timp. Orice meeting periodic nou trebuie stabilit anuland unul deja existent.
fii atent la semnalele care iti indica, intr-un fel sau altul, ca este momentul „sa scoti totul din priza” – in situatia in care calendarul companiei este incarcat „by default” cu meeting-uri, schimba acest lucru imediat! Atentie! Daca o intalnire este programata sa dureze 60 minute, cele mai multe vor si dura 60 de minute, chiar daca este necesar sau nu. Ceea ce este o nebunie. Stabileste durata implicita de 30 minute, si, daca va fi nevoie de mai mult pentru o decizie, nu vor fi probleme. Daca lucrurile sunt clare dupa 20 minute, inchide sedinta mai devreme. Angajatii iti vor multumi. Mai mult, poti lua exemplul lui Steve Jobs, care termina un meeting imediat ce simtea ca acesta aluneca pe panta, in jos, sau daca oamenii veneau nepregatiti. Ti se pare o decizie dura? Poate. Insa, nu a risipit timp – inclusiv pe al lui.